Christelijk Voortgezet Onderwijs in Zuid-West Fryslân (CVO ZWF) is een stichting met drie scholen op zeven locaties in het Friese merengebied. Dagelijks volgen zo’n 3.500 leerlingen onderwijs en zetten 600 medewerkers zich in voor deze leerlingen.
Naast kennisoverdracht stimuleren de scholen leerlingen om te ontdekken waar hun talenten liggen en welke uitdagingen zij ervaren. Door de omvang van de organisatie ontstond behoefte aan een andere inrichting van de digitale samenwerking binnen Microsoft 365.
Voorheen werkte CVO Zuid-West Fryslân met een fileserver. Leerlingen en medewerkers beschikten over een persoonlijk gedeelte en een gedeelde omgeving voor uitwisseling. Tijdens de COVID-periode veranderde de situatie ingrijpend. Onderwijs op afstand maakte ICT in korte tijd cruciaal. Thorba Wierstra, docent aardrijkskunde en stafmedewerker ICT, kreeg de vraag welke oplossingen de organisatie kon aanbieden.
“We waren al een Microsoft-school,” vertelt Thorba. “Toen het bestuur vroeg naar Zoom, heb ik gewezen op Microsoft Teams als logisch alternatief. We hebben snel geschakeld en het onderwijs op afstand direct werkend gekregen.” Sindsdien is het aantal Teams-omgevingen voor afdelingen, projecten en andere toepassingen sterk gegroeid. Tegelijkertijd bleef de fileserver bestaan. De organisatie had behoefte aan duidelijke kaders, eigenaarschap en inzicht. QSBN hielp bij het aanbrengen van structuur.
Een sterke basis bij CVO Zuid-West Fryslân
In de oude situatie ontbraken heldere governance en richtlijnen. De netwerkschijf werd vooral nog gebruikt door medewerkers die al vóór COVID in dienst waren. Informatie raakte versnipperd. De eerste stap lag bij het team van Thorba. “We hebben alle belangrijke bestanden van de netwerkschijf gehaald en opnieuw beoordeeld.” Daarna sloot QSBN aan om het proces verder te begeleiden.
De samenwerking verliep direct soepel. Thorba merkte dat QSBN te maken kreeg met een organisatie die inhoudelijk sterk was. De focus lag daarom niet op implementatie, maar op een duurzame inrichting. “We kwamen Teams-kanalen tegen die onjuist waren ingericht of waarin externe gebruikers nog toegang hadden. In andere gevallen hadden deelnemers nog toegang terwijl dat niet meer nodig was.”
Governance met PortalTalk Access Governance
Bestanden van de fileserver zijn stapsgewijs overgezet naar Microsoft Teams en SharePoint, op basis van een vooraf opgesteld migratieplan. Door kritisch te kijken naar de relevantie van data ontstond een opgeschoonde en toekomstbestendige omgeving.
De migratie vormde het juiste moment om governance goed neer te zetten. Daarin speelde PortalTalk Access Governance (PAG)een belangrijke rol. PAG fungeert als een regielaag bovenop Microsoft Teams en SharePoint. Hiermee krijg je als organisatie betere inzichten. Denk daarbij aan een overzicht van de leden en wie er toegang heeft tot bepaalde Teams-kanalen. Thorba noemt een concreet voorbeeld: “Bij projecten met externe deelnemers ontvangen collega’s periodiek een melding met de vraag of toegang nog nodig is. Dat voorkomt dat externe gebruikers onnodig toegang houden tot kanalen.”
In het verleden gebeurde het wel eens dat berichten terechtkwamen bij mensen voor wie ze niet bedoeld waren. PortalTalk Access Governance voorkomt dat en levert extra voordelen op. De organisatie krijgt beter inzicht in het gebruik van Teams en werkt volgens een uniforme werkwijze. Daarnaast helpt het systeem om te voldoen aan het IBP-normenkader.
“Zonder PAG-tooling blijft governance vaak steken in documenten en intenties. Wanneer je alleen afspraken maakt, worden die in de praktijk vaak niet nageleefd. Met PAG wordt governance uitvoerbaar en aantoonbaar door monitoring,” voegt Cedric Scholten, Sales Lead Education QSBN toe.
Continue governance en adoptie
Het succes van de implementatie komt voort uit de brede draagkracht binnen de organisatie. Na implementatie zijn periodieke governance-sessies ingericht, waarin gebruik, feedback en ontwikkelingen structureel worden geëvalueerd. Het governanceplan groeit hierdoor mee met de organisatie. Daarnaast is sterk ingezet op gebruikersadoptie via communicatie, training en betrokkenheid van kerngebruikers, zodat de oplossing niet alleen technisch werkt, maar ook daadwerkelijk wordt gebruikt.
De wens voor verandering kwam niet alleen vanuit ICT. We waren hier als scholen aan toe. De aanpassingen waren logisch en het belang was voor iedereen duidelijk. Daardoor ontstond geen top-down besluit, maar een gezamenlijke aanpak.”
Thorba heeft een duidelijke tip voor andere schoolorganisaties: “Start vanuit de behoefte van de organisatie. Kijk wat beter kan en waar knelpunten liggen. Wij wilden efficiënter werken met Teams. Dat is een sterkere insteek dan medewerkers vertellen dat ze anders moeten werken.”
Ook raadt Thorba aan om in dit soort trajecten de Privacy Officer te betrekken bij het normenkader. “Zeker bij een gedetailleerde inrichting levert dat waardevolle inzichten op. Zo hebben we alles direct goed ingericht.”
Na de implementatie verzorgden Thorba en zijn team trainingen op de verschillende scholen. Zo zijn medewerkers goed meegenomen in de veranderingen. Dat zorgt voor minder handmatig beheer, waardoor er meer tijd beschikbaar is voor veiligheid en kwaliteit. Dankzij de tooling beschikt het team over het benodigde overzicht.
Met PortalTalk Access Governance (PAG) breng je als onderwijsinstelling structureel grip op Microsoft Teams en SharePoint. Je borgt eigenaarschap, beheerst toegangsrechten en krijgt continu inzicht in het gebruik van je digitale leer- en werkomgeving. Zo werk je niet alleen efficiënter en veiliger, maar voldoe je aantoonbaar aan het IBP-normenkader.
Ontdek hoe PAG jouw organisatie helpt om Microsoft 365 beheersbaar, veilig en toekomstbestendig in te richten. Neem contact op voor een demo of adviesgesprek.